Avec le mois de janvier vient un moment essentiel pour tout employé, à savoir le désormais traditionnel entretien annuel.
Moment important autant pour l’employeur comme pour l’employé, cet échange permet de faire un point sur les performances, le rôle et les actions de l’employé au cours de l’année passée et d’envisager ses attentes et besoins.
Mais à l’heure des réseaux sociaux et du travail 2.0, comment se préparer à son entretien annuel ? Quels critères prendre en compte ? Quels pièges éviter ?
L’importance de l’entretien annuel
Ce moment de l’année où employé et employeur se retrouvent pour échanger sur le rôle, les objectifs, l’évolution de l’employé est toujours un instant important au sein d’une entreprise, quelle que soit la taille de cette dernière.
Cet entretien, aussi appelé entretien d’évaluation, est une opportunité pour faire le point et de dresser un bilan sur l’année passée. C’est aussi durant cet échange que l’on peut dresser les objectifs à venir.
L’entretien individuel n’est pas une obligation légale, car il n’est pas inscrit dans le Code du travail. C’est un droit qui provient du pouvoir de direction de l’employeur. Dès lors, sa seule obligation est de prévenir l’employé concerné, lequel ne peut refuser à participer à cet échange. Au moment où notre relation avec le travail est en train de se chambouler (télétravail, arrivée des Millenials sur le marché du travail, etc.), comment appréhender ce moment crucial ?
Une étape indispensable : la préparation
Durant l’entretien annuel, les critères d’observation et d’évaluation demeurent objectifs. Ils portent uniquement sur les compétences des employés, mais aussi sur leurs qualités professionnelles. Il est indispensable d’envisager cet échange avec le grand sérieux possible de manière la plus professionnelle qui soit.
De ce fait, employeur et employé doivent préparer cet entretien en amont.
Pour l’employeur, il est indispensable d’informer l’employé du déroulement de l’entretien, de lui indiquer la date et l’heure du rendez-vous et de mettre à disposition des techniques d’évaluation professionnelle.
Pour l’employé, c’est l’occasion de dresser noir sur blanc une sorte de bilan de compétences.
Il va pouvoir décrire ses forces et ses compétences. Il pourra aussi décrire les choses à améliorer et les actions qu’il aimerait mettre en place pour avancer et progresser.
Pour bien évaluer ses attentes, ses besoins et points forts comme ses points forts, une grille d’évaluation avec des objectifs dits SMART — Spécifiques, Mesurables, Acceptables, réalistes et Temporellement définis — semble la plus judicieuse. Cette méthode évite les possibles tensions et conflits et ne laisse aucune place à la subjectivité. Dès lors, l’entretien annuel se passe dans de bonnes conditions, en toute transparence et confiance.
Une préparation pour l’employeur
En tant que manager, l’entretien annuel ne doit pas être pris à la légère. C’est, en effet, le moment de l’année — et parfois c’est l’unique moment, notamment dans les grands groupes — où il va échanger et à la rencontre de ses employés.
Pour que cet entretien soit le plus constructif possible, il importe de bien se préparer. Dans un premier temps, l’employeur doit programmer l’heure et la date du rendez-vous d’évaluation professionnelle et informer l’employé concerné du déroulement dudit entretien.
Ensuite, il est possible de donner au salarié une grille d’auto-évaluation. C’est l’occasion d’intégrer des critères qualitatifs ou de comportement pour affiner l’évaluation. Cependant, il est strictement interdit de demander des informations personnelles ou d’ordre privé. L’entretien annuel porte seulement sur les qualités professionnelles.
Le système d’évaluation reste neutre et transparent. L’objectif reste à cibler les atouts et les points à améliorer du salarié ou de l’employé afin que ce dernier progresse au sein de l’entreprise. Dès lors, l’employeur doit garder à l’esprit que l’entretien annuel a pour finalités :
Réaliser un bilan de compétences (définir ses points forts et ses faiblesses, ses axes d’amélioration)
Faire un bilan de l’année écoulée
Évaluer les objectifs à venir
L’employeur doit exposer ses remarques et ses conclusions avec le plus grand respect envers son employé. Il ne doit pas oublier de laisser la parole à son interlocuteur pour qu’il exprime ses points de vue et ses attentes.
L’entretien annuel est un formidable outil pour réorganiser ses services et optimiser son activité, c’est pourquoi l’employeur doit tenir compte de cet échange dans la gestion des ressources humaines.
Préparation pour l’employé
Pour l’employé, la préparation reste également importante, car il en va peut-être de son devenir au sein de l’entreprise.
Voici 3 conseils essentiels pour réussir l’entretien annuel :
Une bonne attitude
Faire un bilan sur l’année passée
Se projeter sur l’avenir à venir
Adopter une bonne attitude
Même si l’entretien annuel d’évaluation n’est sûrement pas une partie de plaisir pour l’employé, sachez que cela ne l’est pas nécessairement pour l’employeur.
Pour affronter sereinement cette étape dans la progression de votre carrière, il s’avère indispensable d’adopter une attitude adéquate, à savoir avoir un état d’esprit positif pour que ce moment devienne constructif. En faisant attention à son mental, l’employé impacte positivement sa relation avec son employeur.
Plusieurs éléments participent à trouver le meilleur état d’esprit comme :
Le fait de rechercher un lieu neutre, convivial, lumineux
Le moment : selon l’heure de la journée, l’énergie n’est pas la même. Il est toutefois déconseillé d’opter pour après le déjeuner ou encore en fin de journée. L’entretien annuel requiert un temps de qualité de part et d’autre
Le cadre de l’entretien : ne pas hésiter à échanger avec l’employeur sur les besoins pour que cet entretien se déroule au mieux
Faire un bilan sur l’année passée
L’entretien annuel porte évidemment sur les actions et les réalisations effectuées au cours de l’année précédente. L’important est de rester factuel. En effet, surtout à l’heure d’Internet et des réseaux sociaux, tout ce que l’on annonce peut éventuellement être vérifié. Il ne doit pas avoir d’interprétation possible.
Cet entretien permet aussi d’évoquer ce qui a été réalisé, mais qui n’était pas au menu des objectifs (participation à un projet, formation d’un collègue, présentation d’une mission devant un auditoire, etc.). C’est l’occasion de lister ses forces et les objectifs atteints en n’oubliant pas de les illustrer par des exemples concrets.
Se projeter sur l’année à venir
Enfin, l’entretien annuel est aussi le moment où l’on montre ses attentes, où l’on clarifie ses besoins afin de montrer ses projections pour l’année à venir. Peut-être est-il temps d’effectuer une nouvelle formation dans un domaine précis par exemple.
Plus on montre clairement sa volonté d’avancer avec des objectifs précis et réalisables — les fameux objectifs SMART —, plus cet exercice de visualisation positive participe à se mettre dans un état d’esprit constructif par rapport à l’année à venir. Une notion très importante en entretien annuel qui permet à chacun de formuler ses demandes en toute confiance.
Quelques sources :
